Política de Privacidad

Evolqity es el nombre comercial de una plataforma de software de gestión operativa para empresas de servicios. El sitio público es https://evolqity.com y el portal es https://portal.evolqity.com.

Evolqity es el nombre comercial del servicio. No hay una sociedad mercantil constituida con ese nombre. La información disponible del proveedor está en Información del proveedor. La identificación completa todavía no está publicada.

Hay dos papeles distintos. Evolqity es responsable cuando decide para qué usa la información de su propia actividad: usuarios, cuentas, organizaciones que contratan, solicitudes de contacto o demostración, comunicaciones, administración comercial, soporte, registros técnicos y de seguridad, y suscripciones o facturación cuando existan.

Evolqity es proveedor tecnológico cuando una organización cliente carga información de sus propios clientes, trabajadores, activos, órdenes, fotografías, documentos u otros terceros. Esa organización decide la finalidad. Evolqity trata esa información para prestar, mantener, proteger y dar soporte al servicio. La organización debe contar con la autorización, el consentimiento o el fundamento que corresponda. Evolqity no adquiere la propiedad de esos datos. Esta relación puede documentarse después en un acuerdo de tratamiento aparte. Este texto la deja preparada y no sustituye ese acuerdo.

Las secciones siguientes describen la información que el sitio o el portal tratan para operar Evolqity. Evolqity no vende datos personales. No hace publicidad comportamental ni perfilado publicitario, y no pide categorías que el producto no usa.

Una cuenta del portal tiene correo y, si se completan, nombre y apellido. También queda asociada a una organización y puede tener un rol. La contraseña no se guarda en texto plano: se almacena un hash Argon2id. Las preferencias de idioma, tema y vista se guardan en el navegador de quien ya usa la cuenta. El detalle está en la Política de Cookies.

El token de acceso de corta duración permanece en la memoria de la pestaña. No es una cookie y no se escribe en localStorage.

Para autenticar y proteger la cuenta, el portal puede registrar la sesión, la dirección IP, el agente del navegador y el vencimiento de esa sesión. También puede conservar registros técnicos de funcionamiento y de errores cuando hacen falta para operar o corregir el servicio.

Cada organización tiene nombre, un identificador público (slug) y un estado activo o inactivo. También puede tener módulos habilitados, colores de presentación y un estado comercial, por ejemplo prueba, activa, suspendida o cancelada.

La facturación todavía no guarda tarjetas ni usa un proveedor de pagos. Cuando esa función exista, los datos de facturación se tratarán para administrar el cobro y los comprobantes, y el contacto será facturacion@evolqity.com.

Según los módulos que use, una organización puede cargar clientes, activos o equipos, vehículos, órdenes, inspecciones, cotizaciones, fotografías, productos, miembros del equipo, entregas y la demás información que decida incorporar. Esos registros quedan ligados a esa organización.

En una cotización pública, quien responde puede escribir su nombre al aprobar o rechazar, y un motivo si la rechaza.

De esa información, la organización cliente es la responsable del tratamiento. Evolqity la procesa como proveedor tecnológico, con el alcance descrito arriba.

El formulario de demostración de evolqity.com pide nombre y correo. Empresa, teléfono, tipo de negocio y la descripción de cómo opera hoy son opcionales. Si se elige un tipo de negocio, viaja dentro del mensaje. Hay una casilla para aceptar el contacto sobre la demostración. Esa casilla no se envía como un campo propio. La solicitud sale por POST /api/contact, en este mismo sitio.

Evolqity usa esa solicitud para responder, coordinar una demostración y hacer el seguimiento comercial relacionado con Evolqity. El correo de Evolqity se opera en su propio servidor. No se usa un servicio externo de correo.

Evolqity usa la información para:

• Crear y administrar cuentas.
• Autenticar a quien usa el portal.
• Prestar Evolqity y ejecutar las funciones que la organización pide.
• Administrar organizaciones.
• Atender solicitudes de demostración y hacer el seguimiento comercial relacionado.
• Brindar soporte.
• Proteger las cuentas y la plataforma, y prevenir abuso o accesos no autorizados.
• Mantener la estabilidad y la operación técnica.
• Administrar suscripciones y facturación cuando estén habilitadas.
• Cumplir obligaciones legales y contractuales.
• Mostrar una cotización pública y registrar si se aprueba o se rechaza.

Evolqity no vende datos personales. No los usa para publicidad comportamental ni para perfilado publicitario. Cuando la norma exige consentimiento para una finalidad, se pide para esa finalidad. El consentimiento se puede revocar. La revocación no deshace lo ya realizado de forma válida.

Evolqity usa proveedores tecnológicos solo para lo necesario para operar el servicio. Hoy la lista es esta:

• Contabo GmbH. Infraestructura y hosting. El servidor que usa Evolqity está en la Unión Europea. No se publica una ciudad ni un centro de datos más preciso.
• n8n, instalado y operado por Evolqity en ese mismo servidor. Sirve para automatizaciones internas. No es n8n Cloud ni un tercero que reciba los datos en un servicio externo.
• Correo, operado por Evolqity en esa misma infraestructura. No se usa un proveedor externo de correo.

En ese servidor se alojan o ejecutan el portal, la API, la base de datos, n8n, el correo y el almacenamiento operativo. El respaldo propio descrito en Conservación permanece en ese servidor. No se afirma una redundancia geográfica propia ni una copia automática de ese respaldo propio fuera del servidor.

El sitio público pide la tipografía a fonts.googleapis.com y fonts.gstatic.com. Esa petición no incluye el formulario ni la base del portal, y en este sitio no tiene un nombre de cookie.

No hay otros encargados. Si más adelante se incorpora un proveedor de pagos, de correo externo, de analítica, de almacenamiento adicional o de soporte, se agregará en esta sección antes de usarlo con datos personales.

El sitio y el portal se sirven por HTTPS. El acceso usa cuentas, roles y permisos. La contraseña y el token de refresco se guardan con hash. La cookie de sesión es HttpOnly. Los datos de una organización no se abren a otra. Las sesiones se pueden cerrar. La infraestructura se protege en el servidor descrito arriba, y el respaldo propio tiene acceso restringido en ese servidor.

Estas medidas reducen el riesgo. No equivalen a una seguridad absoluta ni a una certificación. Evolqity no declara ISO, SOC 2 ni PCI DSS.

Si Evolqity detecta un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo investigará, tomará medidas razonables de contención y mitigación, y hará las comunicaciones que correspondan conforme a la normativa aplicable.

Cuando Evolqity sea responsable, el artículo 38 del Reglamento al Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP contempla informar a la persona titular en cinco días hábiles desde que ocurrió la vulnerabilidad. El artículo 39 incluye a la Prodhab entre quienes reciben una información mínima del incidente. Un problema de seguridad puede reportarse a seguridad@evolqity.com.

Mientras la organización usa Evolqity, se conservan los datos necesarios para prestar el servicio.

Si la persona no llega a ser cliente, los datos de la solicitud pueden guardarse hasta 24 meses desde la última interacción. Ese plazo es una política de conservación de Evolqity, no un plazo impuesto por la Ley N.° 8968. Se acorta si hay una solicitud válida de eliminación. Puede ser otro si existe una necesidad legítima de conservarlos por un periodo distinto o una obligación legal.

Cuando termina la relación con una organización, hay un periodo operativo de gracia de 30 días para recuperar o reactivar la información. También es una política de producto, no un plazo de la Ley N.° 8968. Después, los datos operativos de la organización pueden eliminarse o anonimizarse, según corresponda.

Algunos registros pueden quedarse más tiempo cuando hagan falta para una obligación legal, la contabilidad o la facturación, la defensa o el ejercicio de un derecho, la prevención de fraude o abuso, u otra obligación legítima. Aquí no se fija un plazo tributario.

La sesión del portal dura 30 días. El enlace de una cotización pública también puede vencer a los 30 días, salvo que el entorno use otro número. Esos plazos son de funcionamiento. Son distintos del periodo de gracia.

Evolqity utiliza copias de respaldo automáticas de su infraestructura mediante su proveedor de hosting. Adicionalmente, Evolqity genera un respaldo propio semanal de la información necesaria para la recuperación del servicio. Se conserva únicamente la copia propia más reciente y esta es sustituida cuando un nuevo respaldo se completa y valida correctamente. Si una nueva copia no puede generarse correctamente, la copia válida anterior puede conservarse hasta que pueda ser sustituida. Debido a la naturaleza de los respaldos, información eliminada de los sistemas activos puede permanecer temporalmente en una copia de respaldo hasta su siguiente ciclo de sustitución.

La Ley N.° 8968 y el Reglamento del Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP reconocen, según el caso, el derecho a saber si hay datos propios y con qué finalidad se tratan, a acceder a ellos, a rectificarlos, actualizarlos o completarlos, a pedir su supresión cuando la norma lo permita, y a consentir o revocar la cesión y el consentimiento. La revocación no tiene efecto retroactivo.

Esos derechos pueden tener los límites que la propia norma prevé. El Reglamento permite una nueva consulta de acceso después de seis meses, salvo una razón fundada de vulneración. Ese intervalo no es el plazo para responder.

La solicitud es gratuita. El responsable debe resolverla en cinco días hábiles. La ley cuenta ese plazo desde la recepción y el Reglamento desde el día siguiente al recibo. Si la solicitud está incompleta, el Reglamento permite pedir una sola vez los datos que falten. Para rectificar, conviene indicar qué dato es, qué corrección se pide y adjuntar el respaldo de esa corrección. La Prodhab puede conocer una denuncia si la persona no queda conforme. Esta página no sustituye ese procedimiento.

Las solicitudes se envían a privacidad@evolqity.com. Puede pedirse una verificación razonable de identidad, solo con los datos necesarios para proteger al titular. Evolqity atiende la solicitud dentro de los plazos de la normativa aplicable, descritos en la sección anterior.

Cuando Evolqity es responsable, responde directamente. Cuando los datos los cargó una organización cliente, Evolqity indica a quién dirigir la solicitud y colabora con esa organización en lo que el servicio permita.

La infraestructura tecnológica está alojada en la Unión Europea, mediante Contabo GmbH. Por eso, determinados datos pueden tratarse fuera de Costa Rica como parte de la prestación del servicio. Ese uso es de infraestructura. No es una venta ni una comercialización de datos.

El Reglamento distingue el envío a un encargado, proveedor de servicios o intermediario tecnológico, para prestar el servicio, de una transferencia a otro responsable para sus propios fines. Esta página no afirma que exista una decisión de adecuación ni otro mecanismo jurídico ya comprobado para ese alojamiento.

Evolqity no está dirigido a menores de edad como usuarios contratantes. Las cuentas deben usarlas personas legalmente facultadas, o autorizadas por una organización.

Una organización cliente podría cargar datos relacionados con menores, según su actividad. En ese caso le corresponde a ella determinar y cumplir las bases, autorizaciones y requisitos aplicables. Respecto de esa información, Evolqity actúa como proveedor tecnológico.

Esta política puede cambiar si cambian el servicio, la infraestructura, los proveedores, la normativa o las prácticas de tratamiento. La fecha de arriba corresponde a la versión publicada.

Un cambio material se comunica de manera razonable cuando corresponda, por ejemplo al correo de la cuenta o con un aviso en el sitio o en el portal.

• Privacidad y derechos de datos: privacidad@evolqity.com.
• Asuntos legales y términos: legal@evolqity.com.
• Soporte: soporte@evolqity.com.
• Seguridad: seguridad@evolqity.com.
• Facturación: facturacion@evolqity.com.

También están los Términos y Condiciones y la Política de Cookies.